Zaman Yönetimi

Zaman yönetimi, hepimizin hem özel yaşamında hem iş ve okul yaşamımızda edinmemiz gereken en önemli alışkanlıklardan biridir aslında. Ancak eksikliğini hissettiğimiz ancak ne olduğunu çözemediğimiz bir sorundur kimi zaman. Zaman yönetiminin ne olduğu ve detaylarını zaman içinde ele alacağız. İlk olarak "nedir zaman yönetimi" sorusuna cevap arıyoruz.

"Her sabah hesabınıza 86,400 dolar yatıran bir banka düşünün. Gün boyu istediğiniz kadar parayı harcamakta veya harcamamakta serbestsiniz. Bunu istediğiniz herhangi bir şekilde kullanabilirsiniz - sadece bir koşul var: Harcamayı başaramadığınız meblağ ne kadarsa, ertesi güne devretmez. Ve onun hiçbir bölümünü her ne nedenle olursa olsun, saklayamazsınız. Bir önceki günün tutarının tamamını harcamış veya hiçbir bölümünü harcamamış da olsanız ertesi sabah hesabınızda yine 86,400 dolar bulacaksınız.

Farkında olsanız da olmasanız da, yaşamınızın her gününde bu durumla karşılaşmaktasınız. Zaman "banka"dır ve size her gün istediğiniz gibi harcayabileceğiniz 86,400 saniye verilir. Ve bu saniyeleri kullanmayı başaramazsanız, onları ebediyen kaybedersiniz."

Zamanın çoğu saatler değil, dakikalar halinde boşa harcanır. Dibinde ufak bir delik bulunan bir kova da kasten boşaltılmış bir kova kadar boştur.
Paul J. Meyer

Zaman Yönetimi

Zaman, günümüzün hızla akan yaşamı içinde hepimizin en büyük sorunu. Günleri 24 saatin üzerine çıkaramayacağımıza göre, akıp giden zamanı daha organize ve daha verimli bir şekilde kullanmaya çalışmaktan başka yapabileceğimiz bir şey yok. Sürekli olarak kendimizi daha organize bir hale getirmemiz gerektiğinden söz ederiz, ancak yoğun iş temposunun ve bitmeyen koşuşturmaların arasında bunu nasıl yapabileceğimizi ya da nereden başlayabileceğimizi bir türlü kestiremeyiz. Oysa ki zaman yönetimi artık hepimiz için bir gereklilik olmuştur ve bir şekilde kendimizi zamanı daha düzenli kullanır hale getirmemiz gerekmektedir.

Birisi bir zamanlar 72 yıl yaşayan sıradan bir Amerikalının zamanını nasıl geçirdiğini hesaplamış:

• 21 yıl uyuyarak
• 14 yıl çalışarak
• 7 yıl kişisel bakım faaliyetleri ile uğraşarak
• 6 yıl yemek yiyerek
• 6 yıl seyahat ederek
• 5 yıl kuyrukta bekleyerek
• 4 yıl öğrenerek
• 3 yıl toplantılara katılarak
• 2 yıl arayıp kendisini bulamayanları arayarak
• 1 yıl kayıp eşyaları arayarak
• 3 yıl diğer faaliyetler

Tüm bunları göz önüne alarak çalışma süremiz içinde başarıya ulaşmayı beklersek, bunu yapmak için çok az zamanımızın olduğunu görebiliriz. Tüm zamanımızın beşte birinden daha az......

Eğer, odanızda bir kağıt denizinin içinde boğulmak üzereyseniz, dahası bilgisayarınız masanızın üzerindeki kağıt sayısını azaltacağı yerde çoğaltıyorsa ya da elinize geçen kağıtları bir daha ihtiyacınız olacağı düşüncesiyle atamıyorsanız çok ciddi sorunlarınız var demektir. Dağınık bir çalışma ortamının size kaybettirdiği zamanı tahmin edebilmeniz pek de güç değildir. Ancak asıl ele alınması gereken nokta, dağınık bir ortamın insanın işine yoğunlaşmasını engellemesi ve bu yoğunlaşma sonunda da çok önemli bir zaman kaybının ortaya çıkmasıdır. Öyleyse yapılması gereken işlerin başında düzenli bir çalışma ortamının sağlanması gelmektedir. Ortalıkta bulunan gereksiz kağıtları yok etmekle işe başlayın. Bu işi yaparken şu sorulardan yararlanabilirsiniz:

• Elinizdeki kağıdın başka bir kopyası var mı?
• Ne zamandan kalmış? Üzerinde yazılı olan şeylerin geçerliği hala var mı?
• Bu kağıda gerçekten ihtiyacınız var mı, yoksa yalnızca saklamak istediğiniz için mi saklıyorsunuz?
• Kağıdın üzerinde yazan bilgiye ne sıklıkla ihtiyacınız olacak?
• Kağıdın üzerindeki bilgiyi edinebileceğiniz kişiler etrafınızda mevcut mu?
• Üzerinde yer alan bilgi bir yerlerde kayıtlı mı?

Bu sorulara alacağınız yanıtlara göre o kağıdı yok edin. Ancak;

• Eğer tek kopyaysa,
• Bilgiyi bir kez daha elde etmek zor olacaksa,
• Kısa bir zaman içinde bu kağıtta yazılı olanlara ihtiyacınız olacaksa,
• Kanunen kağıdı saklamanız gerekiyorsa,
• Eğer üzerinde yazılı olanlar bir projenin parçasıysa, o kağıdı saklamaya devam etmenizi tavsiye ederiz. Ancak tabii ki, kağıtları saklarken belirli bir dosyalama yöntemi kullanmalısınız. Ayrıca, yukarıda sıraladığımız soruları masanıza gelen her kağıt için sormalı ve saklayıp saklamama kararınızı bu doğrultuda vermelisiniz.

Çalışma alanınızın düzenlenmesi yalnızca kağıtlarla sınırlı değildir tabii ki. Çevrenizde bulunan eşyaları ve çalışma araçlarınızı da en faydalı çalışma alanını yaratacak şekilde düzenlemelisiniz. Bütün bu noktaları dikkatli bir şekilde yerine getirmeyi başardıktan sonra diğer etkenlere de göz atmanın sırası gelmiş demektir. Zamanınızı daha verimli bir şekilde kullanabilmek için, zamanınızı çalan faktörleri bulmalı ve bunları hayatınızdan çıkarmaya çalışmalısınız.