Devlet Memurları Sicili

657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun 10. Maddesinde Amir Durumunda Olan Devlet Memurlarının Görev ve Sorumlulukları: Devlet memurları amiri oldukları kuruluş ve hizmet birimlerinde kanun, tüzük ve yönetmeliklerle belirlenen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yapmaktan ve yaptırmaktan, maiyetindeki memurlarını yetiştirmekten hal ve hareketlerini takip ve kontrol etmekten görevli ve sorumludurlar. 657 sayılı yasa, amirlik görev ve sorumluluklarına ayrı bir önem vermektedir. Bu önem devlet hiyerarşisinin en önemli unsurlarından birini de oluşturmaktadır.

Mustafa ERKAYA Eğitimci, Baş Müfettiş

657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun 4. Maddesinin A bendinde Memur: Mevcut kuruluş biçimine bakılmaksızın, Devlet ve diğer kamu tüzel kişiliklerince genel idare esaslarına göre yürütülen aslî ve sürekli kamu hizmetlerini ifa ile görevlendirilenler. Bu Kanunun uygulanmasında memur sayılır, şeklinde tanımlanmaktadır.

Yukarıdaki tanımlananlar dışındaki kurumlarda genel politika tespiti, araştırma, planlama, programlama, yönetim ve denetim gibi işlerde görevli ve yetkili olanlar da memur sayılır. Şeklinde tanımlanmıştır.

657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun 6. Maddesinde Sadakat: Devlet memurları, Türkiye Cumhuriyeti Anayasasına ve kanunlarına sadakatla bağlı kalmak ve milletin hizmetinde Türkiye Cumhuriyeti kanunlarını sadakatla uygulamak zorundadırlar. Devlet memurları bu hususu "Aslî Devlet Memurluğuna " atandıktan sonra en geç bir ay içinde kurumlarınca düzenlenecek merasimle yetkili amirlerin huzurunda yapacakları yeminle belirtirler ve özlük dosyalarına konulacak aşağıdaki "Yemin Belgesi" ni imzalayarak göreve başlarlar.

"Türkiye Cumhuriyeti Anayasasına, Atatürk İnkılâp ve ilkelerine, Anayasada ifadesi bulunan Türk Milliyetçiliğine sadakatla bağlı kalacağıma; Türkiye Cumhuriyeti kanunlarını milletin hizmetinde olarak tarafsız ve eşitlik ilkelerine bağlı kalarak uygulayacağıma; Türk Milletinin millî, ahlâkî, insanî, manevî ve kültürel değerlerini benimseyip, koruyup bunları geliştirmek için çalışacağıma; insan haklarına ve Anayasanın temel ilkelerine dayanan millî, demokratik, laik, bir hukuk devleti olan Türkiye Cumhuriyetine karşı görev ve sorumluluklarımı bilerek, bunları davranış halinde göstereceğime namusum ve şerefim üzerine yemin ederim." şeklinde düzenlenmiştir.

Memurun Devletine sadakatini düzenleyen bu madde aynı zamanda memurun Türkiye Cumhuriyeti Devletine karşı sadakatini yeminle güçlendirmektedir. Devlete karşı sadakat taşımayan bir kimsenin memur olması düşünülemez. Memurun sicilinin olmazsa olmaz şartlarından birisi Türkiye Cumhuriyetine sadakatle bağlı olmasıdır.

657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun 10. Maddesinde Amir Durumunda Olan Devlet Memurlarının Görev ve Sorumlulukları: Devlet memurları amiri oldukları kuruluş ve hizmet birimlerinde kanun, tüzük ve yönetmeliklerle belirlenen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yapmaktan ve yaptırmaktan, maiyetindeki memurlarını yetiştirmekten hal ve hareketlerini takip ve kontrol etmekten görevli ve sorumludurlar.

Amir, maiyetindeki memurlara hakkaniyet ve eşitlik içinde davranır. Amirlik yetkisini kanun, tüzük ve yönetmeliklerde belirtilen esaslar içinde kullanır.

Amir, maiyetindeki memurlara kanunlara aykırı emir veremez ve maiyetindeki memurdan hususi bir talepte bulunamaz, hediyesini kabul edemez ve borç alamaz.

Düzenlemesini yapmıştır. 657 sayılı yasa, amirlik görev ve sorumluluklarına ayrı bir önem vermektedir. Bu önem devlet hiyerarşisinin en önemli unsurlarından birini de oluşturmaktadır.

657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun 56. Maddesinde Adaylık Devresi İçinde Göreve Son Verme: Adaylık süresi içinde temel ve hazırlayıcı eğitim ve staj devrelerinin her birinde başarısız olanlarla adaylık süresi içinde hal ve hareketlerinde memuriyetle bağdaşmayacak durumları, göreve devamsızlıkları tespit edilenlerin sicil amirlerinin teklifi ve atamaya yetkili amirin onayı ile ilişkileri kesilir.

Önemli açıklama: 56. Madde sicil amirlerince iyi anlaşılmadığı, ne zaman ve nasıl uygulanacağı konularında yeterli açıklama bulunmadığından uygulamada zorluk çekilmektedir. Daha adaylık döneminde görevle ilişkisi kesilmesi gereken adayların aslî memurluğa geçmeleri mümkün olmakta ve artık görevden alınması bir daha mümkün olamamaktadır. Bu maddenin gerektiğinde kullanılmasının yararlı olacağı kanaatini taşımaktayım.

657 Sayılı Devlet Memurları Kanununun 57. Maddesinde Adaylık Süresi Sonunda Başarısızlık: Adaylardan en geç iki yıl içinde Devlet memuru olabilmeleri için olumlu sicil alamayanların sicil amirlerinin teklifi ve atamaya yetkili amirin onayı ile ilişkileri kesilir. İlişkileri kesilenler ilgili kurumlarca derhal Devlet Personel Başkanlığına bildirilir.

Adaylık devresi içinde veya sonunda 56 ncı ve bu madde hükümlerine göre ilişikleri kesilenler 3 yıl süre ile Devlet memurluğuna alınmazlar.

Açıklama: 56 ve 57. Maddelere göre ilişikleri kesilenlerin üç yıl sonra yeniden Devlet memurluğuna alınabilmelerine imkan verilmesi insan hakları açısından çağdaş bir yaklaşım olarak güzel bulunmuştur.

657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu BÖLÜM: 6 da SİCİLLER başlığı altında 109 ile 123. Maddeler arasında sicillerle ilgili hükümleri düzenlemiştir.

Her memurun memur kütüğüne kaydolacağı ve özlük dosyası tutulacağı, her memura bir numara verileceği ve cüzdan düzenleneceği (Madde: l09);

Sicil amirlerince düzenlenecek sicil raporları ile varsa müfettişler tarafından verilen denetim raporları ile mal beyannamelerinin konacağı birer sicil dosyası tutulacağı (Madde:110);

Devlet memurlarının ehliyetlerinin tespitinin, kademe ilerlemelerinin, derece yükselmelerinin, emekliye çıkarılmaları veya hizmetle ilişkilerinin kesilmelerinin özlük ve sicil dosyalarına dayandırılacağı (Madde:111):

Taşra teşkilatlarında bulunan memurların sicil amirlerinin Vali ve Kaymakam olduğu diğerlerin sicil amirlerinin çıkarılacak yönetmelikle kurumlarınca belirleneceği(Madde:112);

Sicil raporlarının belli zamanlarda ve not esasına göre disiplin amirlerince düzenleneceği(Madde:113);

İlk sicil amirlerinin yaptıkları denetleme sonuçlarına göre memurun başarı veya başarısızlığını tutacağı "Sicil Not Defterine" işleyeceği(Madde:114);

Sicil amirlerinin maiyetindeki memurların sicil raporları ile birlikte, bunların genel durum ve davranışları bakımından da olumlu ve olumsuz nitelikleri, kusur ve eksiklikleri hakkında mütalaalarını bildirecekleri (Madde:115);

Yetersiz sicil alan memurun sicil raporunda bulunan kusur ve eksiklikleri gizli bir yazı ile sicil amirleri tarafından uyarılmak amacıyla bildirileceği(Madde:117);

117. Maddeye göre tebligatla uyarılan memurun, tebellüğ tarihinden itibaren bir ay içinde aynı amirlere itiraz edebileceği ve atamaya yetkili amirlerin itirazla ilgili kararlarını iki ay içinde yazılı olarak bildirecekleri(Madde:118);

Sicil raporlarındaki sicil notu ortalaması 100 üzerinden 60 ve daha yukarı olanların sicil almış sayılacağı; sicil amirlerinin maiyetindeki memurlara sicil notu takdirindeki başarı derecesinin kendisi için daha üst amirlerce göz önünde bulundurulacağı(Madde:119);

İki defa üst üste sicil alamayanların başka bir sicil amirinin emrine verileceği burada da sicil alamadığı takdirde memuriyetle ilişkileri kesilerek haklarında T.C. Emekli Sandığı Kanunun ilgili hükümlerinin uygulanacağı(Madde:120);

Amir hükümleri düzenlenmiştir.

Sicil Yönetmeliği:

1. Ayrılış sicilinin verileceği haller,
2. Sicil raporlarının şekli,
3. Taşıyacağı sorular,
4. Düzenleme zamanı,
5. Uygulanacak not usulü ve bunların derecelendirilmesi,
6. Muhafaza ile görevli makamlara dair esaslar,
7. İtiraz ve bunu inceleyecek merciler,
8. Vali ve Kaymakamların hangi memurların birinci, ikinci ve üçüncü sicil amirleri olduğu, memurlar hakkında da ek sicil verecekleri,
9. Diğer hususlar,

Gibi konuların genel yönetmelikle düzenleneceği 121. Madde ile belirtilmiştir.

TAKDİRNAME:
Görevinde olağanüstü gayret ve çalışması ile başarı sağlayan memurlara merkezde atamaya yetkili amirler, illerde valiler ve kaymakamlar tarafından takdirname verilebilir.(Madde:122)

ÖDÜL:
Bağlı bulundukları kurumlarda olağanüstü gayret ve çalışmaları sonucunda emsallerine göre başarılı görev yaptıkları görülen Devlet memurlarına bağlı veya ilgili Bakanın uygun görmesi üzerine bir mali yıl içinde bir aylıkları tutarını aşmamak üzere ödül verilebilir.(Madde:123)

Memurun takdirname alabilmesi için mevzuatla kendisine verilen tüm görevleri yapmasının yanında görevinin daha üst düzeyde başarılara ulaşabilecek ve meslektaşları tarafından da uygulanabilir bir buluş vb. gayretinin somut olarak ortaya çıkması veya üretimi artıracak teknikler ve metotlar geliştirmesi gerekmekte olduğunu düşünüyorum. Ayrıca takdirname bilimsel gelişmelerin yaşantıya aktarılmak üzere alanda kullanabilmeyi de teşvik edecek ve memuru güdüleyip motive edecek yönde olduğunun göz önünde bulundurulması yararlı olacaktır.

Ödülün maddi olması ve manevi taltifle desteklenmesinin güdüleme ve motivasyon yönünden yararlı olacağı açıktır.
Öğrenciler merasim geçidinde güzel yürüdü, memur kuruma çok para topladı gibi gerekçelerle teşekkür veya takdirname verilmesi yasanın ruhuna uygun olmadığı gibi çağdaş yönetim anlayışıyla da örtüşmediği kanaatindeyim.

112. Maddede belirtilen Milli Eğitim Bakanlığı Sicil Amirleri Yönetmeliğinin aslı 3.6.1991/20890; değişikleri ise 30.12.1993/21804; 16.12.1994/22143: 3.3.1997/22922: 30.9.1999/23882 gün ve sayılı resmi gazetede yayımlanmıştır.

121. Maddede belirtilen Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği 18 Ekim l986 gün ve 19255 sayılı resmi gazetede yayımlanmıştır.

Bu yönetmelik ile :

1. Sicil raporlarının not esasına göre düzenleneceği,
2. Hizmet sınıf ayırımı yapılmaksızın bütün Devlet memurlarının sicil raporlarının her yılın Aralık ayının ikinci yarısı içinde tanzim edileceği,

yenilikleri getirilmiştir.

657 Sayılı Kanunun değişik 37 ve 64. maddeleri gereğince, son altı yıllık sicil notu ortalaması 90 ve daha yukarı olan personelin derece yükselmesi veya kademe ilerlemesi yapacağı ve bu uygulamaya 1.1.1991 tarihinden itibaren başlanacağı yenilikleri yürürlüğe konulmuştur.

Haklarında sicil doldurulacak memurun sicili verecek amirin maiyetinde en az 6 ay çalışmış olması şarttır. (G.Yön.13. Maddesi)

Memurların Genel Durum ve Davranışlarının Değerlendirilmesi:

Sicil amirleri sicil raporunu doldurdukları her memuru (G.Yön. Madde:17):

1. Dış görünüşü (kılık, kıyafet),
2. Zekâ derecesi ve kavrayış kabiliyeti,
3. Azim ve sebatkârlık, dürüstlük, sır saklamada güvenilirlik ve beşeri münasebetlerdeki başarısı,
4. Alkol, kumar, vb. alışkanlıkları memuriyetle bağdaşmayacak ölçüde sürdürme gibi halleri,
5. Güvenilir olmama, şahsi menfaatleri aşırı ölçüde düşünme, yalan söyleme, dedikodu yapma, kıskançlık, kin tutma gibi kötü huy ve davranışları,

Bakımından bir değerlendirmeye tabi tutarlar.

Sicil not defterindeki kayıtlarla, sicil dönemindeki diğer bilgi ve müşahedelerden değerlendirme sırasında yararlanılır.

Sicil amirleri sicil raporlarını itinalı, doğru ve tarafsız bir şekilde düzenlerken; Devlete sadakat ve bağlılığı, memuriyet sıfatının gerektirdiği şeref ve itibar ile hizmetlerin süratli ve ekonomik bir şekilde yürütülmesini; güvenilir ve yetenekli memurların yükselmelerini, diğerlerinin ise kamu hizmetlerinden uzaklaştırma gerektiğini esas alır.

Garez veya özel amaçla sicil raporlarını gerçeğe aykırı doldurdukları anlaşılan sicil amirlerinin cezai sorumlulukları saklıdır.(Md.:19)

Böyle doldurulmuş sicil geçersiz sayılır. Birinci ve ikinci sicil amirlerince yapılan değerlendirmelerin memurun sicilinin olumlu veya olumsuz olmasına tesir etmesi veya ortalama sicil notu aralarında 10 veya daha fazla fark olması halinde varsa üçüncü sicil amirinin değerlendirilmesi esas alınır. (Md.:20)

Personelin sicille ilgili ölçme ve değerlendirme sonucunda; personelden beklenen başarıyı ne ölçüde elde ettiğimizi: personelin vizyonu nedir, misyon edinmiş midir? Üst düzey göreve hazır mıdır? vb. hususlarda bilgi edinme eğitim gereksinmelerini tespit edebilmeliyiz.

Bazı hatıralarımı sizinle paylaşmak istiyorum.

1. Sicil amiri ve Lise müdürü maiyetindeki öğretmene plan yapmadığı ve bazı noksanlarını ileri sürerek sicil vermediği için konunun araştırılıp incelenmesi istendiğinde, tarafımdan yapılan işlem sonucunda sicil veren ve öğretmenle aynı dalda olan müdüre getir bakalım senin yaptıklarınla öğretmenin yaptıklarını bir karşılaştıralım dediğimde: Müdüründe aynı noksanlıkları yaptığını gördüm.
2. Bir mülki amirin sicil durumunun incelenmesi talebi üzere okul müdürünün durumunu incelediğimde; aynı sicil döneminde birinci ve ikinci sicil amiri arasında 10 dan fazla fark olduğu için sicil raporu üçüncü sicil amiri olduğu kendisine geldiğinde 80 nin üzerinde notla başarılı sicil verdiğini gördüm.

Gerek yasa ve gerekse yasaya dayalı olarak çıkarılan yönetmelik hükümlerinin sağlıklı uygulanması, sicil amirlerinin titizlikle seçilmesi ve kaliteli eğitime tabi tutulmasıyla mümkün olacaktır.

Sicil amirleri örnek memurlardır.